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GTD Gestión del Tiempo y productividad

Tal y como ya te habíamos comentado, seguimos con las entradas sobre gestión del tiempo y productividad, hoy te traemos un método que, aunque parezca raro se puede aplicar a la organización, orden y limpieza de nuestra casa.

¿Conoces el método GTD?, si no es así, sigue leyendo que aquí te diremos en qué consiste y cómo ponerlo en práctica en nuestro día. 

GTD son las siglas de Getting Things Done, que su libro traducido al español se llama Organízate con eficacia. Te dejamos el enlace por si te interesa comprarlo. Este libro fue escrito por David Allen que es un consultor e instructor de productividad.

En este método se habla de varias etapas, que son: Capturar, Aclarar, Organizar, Reflexionar y por último Ejecutar. ¡No te asustes! Aunque parezca mucho son sencillas y lo mejor de todo eficiente ¿Recuerdas este concepto? Lo comentamos en la publicación anterior. Si no lo has leído, te invitamos a hacerlo. 

La etapa de Capturar: Radica en registrar todo aquello que llama tu atención. Esto no quiere decir que vas a estar interrumpiendo lo que estés haciendo, es simplemente tener donde dejar anotadas esas ideas que te llegan, aquello que recuerdas y que está dándote vueltas en la cabeza de manera constante, que no permite que te centres en la actividad que estés realizando. Te diré cómo lo hago yo:  Cuando me siento a estudiar tengo a mi lado derecho un folio y un boli, a medida que voy leyendo, mi atención se ve interrumpida, así que lo que hago es anotar lo que llega a mi cabeza en esa lista. ¡Sea lo que sea! Aunque sea parte de una canción. De esta manera puedo liberar mi cabeza y volver a centrar mi atención

Ahora la etapa de Aclarar: Consiste en “esclarecer” todo lo que hemos reunido en esa primera etapa, por tanto, lo que haremos es revisar y preguntarnos qué significado tiene para nosotros lo que capturamos. Aquí hay dos opciones primarias. ¿Es accionable o no? Una vez que lo hemos dividido, las anotaciones que no nos sirven debemos ver qué tenemos que hacer con ellas. Es decir, si efectivamente no nos interesan o no nos sirven las desechamos. También es posible que no quieras o no puedas hacerlo en este momento, pero quizás más adelante sí. Así que esto lo “Incubamos”  (término que se usa en el método). La otra opción puede ser que quizá que te sea útil en otro momento. De ser así, se  archiva.

Con las anotaciones que tienes que son accionables, hay que pensar qué pasos debes seguir para lograr las acciones que te llevan a conseguir eso que has anotado, y en función de esas acciones tendrás varias opciones. El método nos dice que: 

Si es algo que te toma 2 minutos, hazlo en el momento, siempre que estés en el momento y contexto adecuado. Ahora, si estás haciendo la lista de las acciones de lo que tienes que hacer al llegar a casa mientras estás esperando el autobús o en el metro, coloca todas las acciones que tomen 2 minutos y al llegar a casa termínalas todas. Ahora bien, si no puedes hacer la acción o no eres la persona que debe hacerla, delega. Por ejemplo ordenar la habitación de los hijos. Y por último, si lo que apuntaste toma más de  2 minutos o es necesario ejecutarlo por partes debes aplazarlo hasta que sea el momento idóneo.

La tercera etapa es la de Organizar: Esta es la que más disfrutamos aquí ja,ja,ja,ja. Para esto necesitas un calendario. El que sea de tu gusto. En papel o electrónico. Yo por ejemplo uso el Google calendar, (ya te explicaremos cómo lo usamos en la organización de nuestro tiempo). Aquí dividiremos en tres tipos: acciones que requieren una hora determinada, como puede ser una cita. Luego las acciones que hay que hacer en un día concreto, pero que no tiene una hora específica, por ejemplo, hacer la compra. Y por último, información relacionada con un día en concreto, por ejemplo cuando vence la póliza del seguro o cuándo hay que pagar el IBI. 

 La cuarta etapa es Reflexionar: Como este es un método de gestión del tiempo, esta etapa es algo extensa, pero como nosotros la estamos usando para la organización de nuestro día y el orden y limpieza de la casa, la modificaremos un poco. Aquí básicamente lo que haremos es recapacitar y ver sí podemos hacer todo lo que tenemos para ese día, si tenemos que hacer algún ajuste o por ejemplo dentro de las acciones que tenemos que hacer cuál es la secuencia más lógica. 

Por último, la etapa de ejecutar: Aquí haremos el trabajo que ya teníamos establecido. Es decir, las cosas que tenemos en nuestra lista. Pero queremos avisarte ¡que  la vida es como es! y por tanto estamos seguras que a medida que estés haciendo tus tareas, pueden surgir imprevistos. Aquí debes saber: Si es urgente,  hacerla. Si es importante, debes evaluar si necesitas realizarla al momento o puedes agendarla para luego. Y por supuesto comenzar con el proceso de GTD, porque estarás nuevamente en la etapa de captura de las nuevas cosas que lleguen a tu cabeza. 

Aunque lo veas muy largo, te aseguramos que es un método que sus primeras 4 etapas toman solo algunos minutos, que te traerá enormes beneficios en cuanto a la gestión de tu tiempo y que te ayudará a llegar a casi todo sin morir en el intento. 

También queremos aprovechar la oportunidad para recordarte que no debes olvidarte del tiempo que necesitas para ti, es importante cuidarse tanto física como mentalmente, si no estamos bien, no podremos realizar las cosas de la mejor manera. 

Una de las cosas por la que nació OrganizandO es porque queremos ayudarte a lograr tener una vida organizada,  una casa limpia y ordenada, pero siempre nuestra primera premisa será tu bienestar.

Puedes hacer cualquier cosa…

Pero no todas las cosas

David Allen

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